Lettrage

Un compte client affiche un solde de quelques milliers d'euros. La question qui compte n'est pas ce montant, mais sa composition : s'agit-il d'une grosse facture récente, normalement en cours de règlement, ou de six petites factures anciennes qui traînent depuis des mois ? Le solde seul ne le dit pas. Le lettrage est l'opération qui permet de le dire, et c'est pour cette raison qu'il conditionne toute politique de relance.

Qu'est-ce que le lettrage ?

Le lettrage consiste à rapprocher, dans un compte client ou fournisseur, une facture et le règlement qui la solde, en leur attribuant une même référence.

Cette référence est traditionnellement une lettre, d'où le nom de l'opération : la première facture soldée reçoit la lettre A, la suivante B, et ainsi de suite. Les logiciels utilisent aujourd'hui des codes plus longs, le principe reste identique.

La nécessité vient de la comptabilité d'engagement. Une vente donne lieu à deux écritures distinctes : l'une à la facturation, qui inscrit une créance au débit du compte client, l'autre à l'encaissement, qui la solde au crédit. Le compte accumule donc des mouvements dans les deux sens, et rien n'indique spontanément lesquels se répondent.

Le lettrage crée ce lien. Une fois effectué, le compte se divise en deux : les lignes lettrées, qui sont des affaires closes, et les lignes non lettrées, qui sont des factures impayées ou des règlements non affectés. Un compte entièrement lettré est un compte dont plus rien n'est dû.

La même logique s'applique en sens inverse pour les fournisseurs, où le lettrage identifie ce que l'entreprise doit encore payer.

À quoi cela sert concrètement

Le lettrage est perçu comme une tâche technique alors que ses effets sont opérationnels.

La balance âgée. C'est le document qui classe les créances non lettrées par ancienneté : moins de trente jours, de trente à soixante, au-delà. Il n'existe que si le lettrage est à jour. Sans lui, impossible de savoir qui relancer et avec quel degré d'insistance.

La relance juste. Relancer un client qui a déjà payé abîme la relation commerciale, et cela arrive chaque fois que le solde est lu sans être décomposé. À l'inverse, une facture ancienne noyée dans un solde globalement normal passe inaperçue pendant des mois.

La détection des anomalies. Un règlement qui ne correspond à aucune facture révèle souvent un trop-perçu, un acompte oublié ou une erreur de virement. Une facture qui reste non lettrée alors que le client affirme avoir payé révèle un règlement affecté au mauvais compte.

La clôture. Les créances douteuses se repèrent par leur ancienneté dans les lignes non lettrées. C'est sur cette base que sont constituées les provisions pour dépréciation, et que se décide l'éventuel passage en perte.

Un chiffre d'affaires ne devient de la trésorerie que lorsqu'il est encaissé. Le lettrage est l'outil qui mesure, en permanence, l'écart entre les deux.

Questions fréquentes

Le lettrage est-il obligatoire ?
Aucun texte ne l'impose explicitement, mais il découle de l'obligation de justifier les soldes des comptes de tiers. Un compte client dont on ne sait pas décomposer le solde est un compte injustifié, ce qui pose problème en révision comme en contrôle.

Peut-il être automatique ?
Oui pour les cas simples, lorsque le montant du règlement correspond exactement à celui d'une facture, ou lorsque la référence de la facture figure sur le virement. Les logiciels lettrent ainsi la majorité des lignes. Le reste demande une intervention.

Comment traiter un règlement partiel ?
Par un lettrage partiel : la facture reste ouverte pour son solde. La plupart des outils gèrent ce cas, mais il faut vérifier que le reliquat reste visible dans la balance âgée, sinon il disparaît du suivi.

Et un client qui paie plusieurs factures d'un seul virement ?
C'est la situation la plus courante et la plus chronophage. Un virement global se lettre contre plusieurs factures, à condition que le total corresponde. Quand il ne correspond pas, il faut demander au client le détail de son règlement.

Lettrage et rapprochement bancaire : deux opérations distinctes

La confusion est fréquente, et elle conduit à croire qu'un travail a été fait alors que l'autre reste entier.

Le rapprochement bancaire confronte deux sources : le compte banque de la comptabilité et le relevé fourni par l'établissement. Il répond à la question « ma comptabilité connaît-elle tous les mouvements du compte ». Il fait apparaître les chèques non encaissés, les frais bancaires oubliés, les virements comptabilisés en double.

Le lettrage, lui, se déroule entièrement à l'intérieur de la comptabilité, dans les comptes de tiers. Il répond à une autre question : « quelles factures sont soldées, lesquelles restent ouvertes ». La banque n'y intervient pas.

Les deux se complètent et s'enchaînent. Un encaissement identifié lors du rapprochement bancaire devient une écriture au compte client ; c'est seulement ensuite que le lettrage le relie à la facture qu'il règle. Sauter la seconde étape donne une comptabilité juste au niveau de la trésorerie et aveugle au niveau des créances.

D'où un ordre de travail simple : rapprocher d'abord, lettrer ensuite, et ne tirer la balance âgée qu'après les deux.

Les habitudes qui rendent le lettrage indolore

Tout ce qui complique le lettrage se joue en amont, au moment de la facturation et de l'encaissement.

• Une numérotation claire et une référence exigée au paiement. Demander explicitement, sur la facture, que le numéro figure en libellé du virement transforme un travail manuel en rapprochement automatique.
• Un compte bancaire dédié à l'activité. Des flux professionnels mêlés à des dépenses personnelles rendent l'affectation des encaissements laborieuse et incertaine.
• Un rythme régulier. Lettrer chaque semaine prend quelques minutes ; lettrer un trimestre entier prend une demi-journée et produit des erreurs, parce que le souvenir des situations particulières s'est effacé.
• Le traitement immédiat des écarts. Un centime de différence, une retenue d'escompte non prévue, des frais bancaires déduits par le client : autant de petits écarts qui empêchent le lettrage automatique et qui se résolvent en une minute sur le moment, en une enquête six mois plus tard.
• Des avoirs lettrés comme le reste. Un avoir non rapproché de la facture qu'il corrige fausse durablement le solde et déclenche des relances injustifiées.

Le lettrage est l'une des rares tâches comptables dont la valeur se voit immédiatement : il ne sert pas à produire un document annuel, il sert à savoir, aujourd'hui, qui doit quoi à qui.

Lettrage et Qileo

Le lettrage se fait dans l'outil comptable, mais sa difficulté vient presque toujours d'ailleurs : de la façon dont les encaissements arrivent et de ce qu'on peut en lire.

Chez Qileo, les opérations sont catégorisées au fil de l'eau et se consultent sur une vue unique, tous comptes confondus. Les prélèvements sont présentés avec leur référence de mandat, et les libellés de virement restent accessibles, ce qui est exactement l'information dont dépend l'affectation d'un règlement à la bonne facture.

Les justificatifs se rattachent directement aux opérations, de sorte qu'un encaissement ambigu peut être confronté à la facture correspondante sans quitter la ligne. Les droits se règlent par membre de l'équipe, ce qui permet d'ouvrir un accès en lecture à la personne chargée du suivi des impayés.

Le compte est ouvert avec un IBAN français, et les fonds déposés n'orientent ni vers les énergies fossiles ni vers les industries controversées.